关于发布《大连东软信息学院档案管理办法》的通知

各部门：

为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，发挥档案应有的价值和作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际情况，制定《大连东软信息学院档案管理办法》，现予以发布，请遵照执行。

                                                                                                                                              大连东软信息学院

                                                                                                                                                 2022年2月9日

附件：大连东软信息学院档案管理办法

1目的

为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，发挥档案应有的价值和作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际情况，制定本办法。

2适用范围

本办法适用于学校各部门的档案管理工作。

3术语

本办法所称的档案，是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

4职责

学校档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全及便于利用开发，档案实行集中统一保管。学校应把档案工作纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，具体管理体制和职责划分如下：

4.1学校档案工作由一名本校校领导分管，同时接受上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。成立档案工作领导小组全面领导学校档案管理工作。其工作职责是：

（1）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定全校档案工作规划；

（2）批准学校档案工作各项规章制度，统一协调解决学校档案工作中的重大事项等；

（3）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（4）研究并决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

（5）对各部门档案工作进行监督、检查与考核。

4.2设立档案科，作为校长办公室的下设科室，配备专职档案工作人员，在学校档案工作领导小组和上级业务主管部门的领导下，对学校各类档案实行集中统一管理。

4.3档案科是学校保存和提供利用档案的专门机构。档案科的工作职责是：

（1）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；

（2）制定和组织实施学校档案工作的各项规章制度，并负责贯彻落实；

（3）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（4）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（5）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（6）开展档案的开放和利用工作；

（7）开展学校档案工作人员的业务培训；

（8）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；

（9）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（10）完成上级部门和校领导交办的其他任务。

4.4学校各部门可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，管理本部门的档案，业务上接受档案科的指导、监督。

4.5学校各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并根据各部门档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量，设兼职档案员。各部门兼职档案员主要职责是：

（1）配合学校档案科宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策及学校档案工作的规章制度；

（2）参加档案业务培训，负责本部门产生形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案科移交档案等工作；

（3）负责本部门档案的完整、准确、系统、安全和保密。

4.6学校专、兼职档案员队伍应当保持长期稳定，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

5内容

学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校办学质量和管理水平的重要标志之一。学校应当加强管理，把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

5.1档案条件与保障

5.1.1学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，为了保证档案工作的需求，学校应推进数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

5.1.2学校应当根据发展规模和馆藏档案增加数量为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

5.1.3存放涉密档案、教职工人事档案及学生档案应当分别设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防强震、防磨损等必要设施。

5.2归档与接收

5.2.1学校的各单位、各部门要加强档案管理工作，做到每项重要的教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料按时归档。

5.2.2学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围如下：

（1）党群类：主要包括校党委、纪委、工会、团委和各民主党派的会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；校党委和党群部门的来文与发文等。

（2）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（3）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（4）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（5）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理规定》（国档局、科技部令第15号）执行。

（6）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（7）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（8）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（9）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（10）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（11）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部、国档局令第79号）执行。

（12）电子档案类：是指在学校办学实践中产生的具有保存和利用价值的以及与纸制档案同步的全部电子文件，包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

（13）实物类：主要包括奖状、奖杯、证书、印信、牌匾、题词、赠言等。

5.2.3学校实行部门立卷制度。向档案科移交的档案，应是由各立卷单位收集齐全、整理完好、规范立卷的档案。档案科要对各立卷单位的归档工作加强指导和监管，保证案卷质量。

5.2.4档案归档时间和移交要求。

（1）学校各部门应当在次学年6月底前归档。

（2）各院系等应当在次学年寒假前归档。

（3）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

（4）人事、声像、实物档案资料，应在形成后一个月内实时归档。

（5）随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

（6）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的文件材料原则上要求必须是原件。档案的移交、接收必须履行相应的手续，由立卷单位填写移交目录，一式两份，交接双方签字盖章。

5.3档案管理

5.3.1档案科按便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理、分类、鉴定、编号和上架。

5.3.2档案科要及时研究、改进档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

5.3.3档案科应当对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，及时处理。

5.3.4学校档案实行集中统一保管。校内各部门和个人必须履行规定义务，照章移交档案材料。任何部门、团体和个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案科通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。

5.3.5档案科组织做好档案的鉴定与销毁工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关单位、部门、人员鉴定并登记造册报主管校领导批准后，予以销毁。销毁时应指定专人实施，学校有关单位、部门派人监销，并在销毁清册上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

5.3.6档案科应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

5.3.7档案资源是学校信息资源的重要组成部分。档案科应不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体的安全保护和档案信息资源共享。

5.4档案的利用与开放

5.4.1档案科按照国家有关规定公布开放档案，并提供档案利用服务。未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外开放：

（1）涉及党和国家秘密的；

（2）涉及专利或技术秘密的；

（3）涉及个人隐私的；

（4）档案形成单位、部门规定限制利用的。

5.4.2凡持有合法证明的组织或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布开放的档案。境外组织或者个人要求利用档案的，按照国家有关规定办理。

5.4.3利用未开放的档案，须经档案负责人同意。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请主管校领导审查批准。需要利用档案涉及重大问题或国家秘密的，应当经学校保密工作部门批准。

5.4.4利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案负责人批准。加盖档案科公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

5.4.5档案科应当设立专门的档案阅览室并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统，为档案利用者提供便利条件。

5.4.6档案科应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

5.4.7档案科是学校出具档案证明的唯一部门。

5.5奖励与处罚

5.5.1学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励。

（1）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（2）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（3）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（4）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案科的；

（5）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

5.5.2有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（1）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（2）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（3）涂改、伪造档案的；

（4）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（5）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（6）其他违反档案法律法规的行为。

6附则

6.1本办法由校长办公室负责解释。

6.2本办法自发布之日起施行。